Código de conducta

ÍNDICE

1. OBJETO Y ALCANCE DEL CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA
1.1. Objeto
1.2 Alcance
2. PRINCIPIOS ÉTICOS DEL GRUPO ONTIME
3. CRITERIOS GENERALES DE APLICACIÓN AL CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA DEL GRUPO ONTIME.
4. RESPETO Y CUMPLIMIENTO DE LA LEY.
5. TOLERANCIA CERO FRENTE A LA CORRUPCIÓN.
6. DEBER DE FIDELIDAD Y ACTUACIÓN FRENTE A CONFLICTOS DE INTERÉS.
7. USO Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS SOCIALES. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL
8. SECRETOS EMPRESARIALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
9. RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS
10. RELACIONES CON SOCIOS COMERCIALES, PROVEEDORES Y COLABORADORES
11. DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y DE LA LEGALIDAD COMERCIAL
12. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, CONTABLES Y FISCALES
13. TOLERANCIA CERO FRENTE A LA DISCRIMINACIÓN
14. RESPETO Y PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE
15. RESPETO Y PROTECCIÓN DE LOS ANIMALES
16. IMAGEN Y REPUTACIÓN
17. USO ADECUADO DE LAS REDES SOCIALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN
18. PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO
19. EL ÓRGANO DE COMPLIANCE DEL GRUPO ONTIME
20. EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
21. RÉGIMEN DISCIPLINARIO
22. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

En el presente Código Ético y de Conducta se usarán y emplearán los siguientes términos:

Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan una organización al más alto nivel.

Persona Informante o Informante: cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre posibles infracciones relacionadas con el sistema de Compliance del GRUPO ONTIME  Dentro de esta categoría de informantes se incluyen a los empleados públicos, los trabajadores por cuenta ajena, los autónomos, los accionistas, miembros del órgano de administración, dirección o supervisión, los voluntarios, becarios y trabajadores en periodos de formación y cualquier otra persona que trabaje para o bajo supervisión y dirección de contratistas y subcontratistas.

Miembros de la Organización: Los integrantes del Órgano de Gobierno, directivos, empleados, trabajadores o empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de una organización y el resto de las personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.

Órgano de Compliance: Órgano de la organización dotado de poderes autónomos de iniciativa y control al que se confía la responsabilidad de supervisar el funcionamiento y observancia del sistema de gestión de compliance penal (Modelo de Prevención Penal en el GRUPO ONTIME).

Órgano de Gobierno: Grupo u organismo que tiene la responsabilidad y autoridad fundamental de las actividades, la gobernabilidad y las políticas de una organización y al que la alta dirección informa y le rinde cuentas. (Propio: Se identifica y se refiere al Consejo de Administración).

Responsable de Compliance: persona física que dirige el Órgano de Compliance, encargado de revisar las políticas, informes y, en general, cualquier documento desarrollado por la

unidad, debiendo proporcionar la versión final, así como los resultados o conclusiones a los Comités.

Responsable del Sistema Interno de Información: persona física designada por el Órgano de Gobierno que goza de independencia y autonomía respecto a los demás órganos de la sociedad y encargada de la gestión del SII.

Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad del GRUPO ONTIME .

Socio de Negocio: Cualquier parte, salvo los miembros de la organización, con quien el GRUPO ONTIME tiene, o prevé establecer, algún tipo de relación de negocios.

Tercero: persona física o jurídica u órgano que es independiente del GRUPO ONTIME.

1. OBJETO Y ALCANCE DEL CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA.

1.1.  OBJETO

El Código Ético y de Conducta del GRUPO ONTIME tiene por objeto exteriorizar los principios y valores que lo definen, con el propósito de guiar el comportamiento y actuación de todos cuantos participen en el desarrollo de sus actividades, quienes deberán adecuar su conducta al cumplimiento de la ley, la Normativa Interna y su sistema de esg[1], colaborando activamente en el fomento de la cultura de cumplimiento y la mejora continua.

1.2  ALCANCE

El presente documento aplica a todas las sociedades que conforman el GRUPO ONTIME y a las personas trabajadoras vinculadas a ellas.

Igualmente, el Código Ético y de Conducta aplica y es de debida observancia para todos los miembros de la organización, sin excepción alguna.

De la misma forma, el Código Ético y de Conducta es de observancia para los socios de negocio, colaboradores, proveedores de bienes y servicios y al resto de partes interesadas vinculadas al GRUPO ONTIME en tanto en cuanto colaboren en el desarrollo de su actividad e interactúen o desarrollen encargos de trabajos y/o servicios para el mismo.

2. PRINCIPIOS ÉTICOS DEL GRUPO ONTIME.

Cuatro son los valores o principios éticos que han marcado y marcarán la actuación de los miembros de la organización del GRUPO ONTIME en el ejercicio de sus facultades y en el desarrollo de sus funciones, actividad y labores que tienen encomendadas, sin olvidar su necesaria observancia en las relaciones que mantengan entre ellos y con las partes interesadas del GRUPO ONTIME.

Los principios éticos de aplicación son los siguientes:

1. Foco en el cliente.
2. Sostenibilidad.
3. Excelencia.
4. Compromiso.

Estos principios éticos o valores que marcan la cultura del GRUPO ONTIME, se vinculan directamente a su propósito y misión, entendiendo los mismos como:

Propósito: Facilitar a todas las personas la solución integral de sus necesidades logísticas de forma sostenible.

Misión: Ser un socio de referencia, tanto para nuestro sector como para la sociedad.

3. CRITERIOS GENERALES DE APLICACIÓN AL CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA DEL GRUPO ONTIME.

Todos los miembros de la organización deben conocer y asumir que:

1. Ningún miembro de la organización tiene derecho o está autorizado para sugerir, pedir u ordenar a otro que lleve a cabo un acto u omisión que sea ilegal, ilícito o que contravenga este Código Ético y de Conducta.
2. Ningún miembro de la organización puede justificar una conducta ilegal, ilícita o contraria a este Código Ético y de Conducta amparándose en haber recibido una sugerencia, petición u orden de un superior jerárquico.
3. Todos los miembros de la organización, sin distinción o exclusión alguna, tienen el deber de asistir a los cursos de formación que el GRUPO ONTIME organice para el conocimiento del Código Ético y de Conducta y de las políticas que lo desarrollen.

Todos los miembros de la organización habrán de suscribir la aceptación del Código Ético y de Conducta y de las Políticas de Compliance que se contienen en el Anexo I.

4. RESPETO Y CUMPLIMIENTO DE LA LEY.

El GRUPO ONTIME está firmemente comprometido con el cumplimiento de la ley y de todas aquellas disposiciones legales que le sean de aplicación por las actividades que desempeña. Es por ello que los miembros de la organización han de observar los siguientes criterios de actuación en el desarrollo y cumplimiento de sus cargos, funciones y labores:

1. Conocer y cumplir con la ley y las normas que sean de aplicación.
2. Evitar participar en actos públicos o de relevancia social que puedan comprometer o contravenir el respeto a la Ley y su cumplimiento.

El desconocimiento de la Ley o de las disposiciones legales de aplicación no exime de su cumplimiento. Adicionalmente, no se permite como justificación al incumplimiento de la ley o de disposiciones legales de aplicación que una conducta o actuación se ha llevado a cabo porque es una práctica extendida y generalizada en el sector.

En caso de que alguna disposición del Código Ético y de Conducta fuera contraria a la Ley o alguna disposición legal de aplicación, será necesario notificarlo al Órgano de Cumplimiento para que proceda a suprimir o sustituir dicha disposición del Código Ético y de Conducta. Independientemente de esto, el miembro de la organización habrá de cumplir en todo caso con lo recogido en la Ley.

5. TOLERANCIA CERO FRENTE A LA CORRUPCIÓN.

La corrupción es una lacra, y es por ello que, en el GRUPO ONTIME, la corrupción en todas sus formas está terminantemente prohibida, por lo que se asume la política y principio de tolerancia cero frente a la corrupción y se adoptarán cuantas medidas sean necesarias para prevenir, luchar y erradicar cualquier práctica o indicio de práctica susceptible de estar relacionada con la corrupción.

1. Los miembros de la organización, en forma directa o a través de intermediarios, tienen prohibido prometer, ofrecer o entregar un favor personal, pagos, dádivas, regalos, atenciones o cualquier tipo de favor a fin de obtener, conseguir o intentar conseguir un negocio u otra ventaja de parte de un tercero, ya sea público o privado.
2. Los miembros de la organización tienen prohibido aceptar, solicitar o recibir, ya sea directamente o a través de un intermediario, un favor personal, pagos, dádivas, regalos, atenciones o cualquier tipo de favor por parte de un tercero, ya sea público o privado, que estén fuera de los lícitos usos del mercado.
3. Los miembros de la organización han de abstenerse de ejercer cualquier actividad o conducta que pudiera dar lugar a la aparición o sospecha de dicha conducta o a un intento de la misma.

Están prohibidos, igualmente, los denominados pagos facilitadores o aceleradores, dado que son una forma de soborno que consiste en desembolsar importes relativamente bajos, hechos a funcionarios públicos, con el fin de asegurar o agilizar un trámite o acción necesaria sobre el que tiene la obligación legal de realizarlo. Ningún miembro de la organización podrá efectuar pagos facilitadores.

6. DEBER DE FIDELIDAD Y ACTUACIÓN FRENTE A CONFLICTOS DE INTERÉS.

El GRUPO ONTIME confía en que los miembros de la organización sean conscientes del deber de fidelidad que han de guardar respecto al GRUPO ONTIME, manteniendo un comportamiento honesto y respetuoso con los intereses del GRUPO ONTIME

Con independencia del puesto y funciones que tengan asignadas, los miembros de la organización se abstendrán de realizar trabajos o prestar servicios, por cuenta propia o ajena, en beneficio de:

1. Empresas del sector de actividad del GRUPO ONTIME,
2. Empresas que desarrollen actividades susceptibles de competir con el GRUPO ONTIME,
3. Empresas que puedan llegar a competir, directa o indirectamente, con el GRUPO ONTIME.

Un Conflicto de Interés se produce cuando los intereses personales de un empleado o los intereses de una persona vinculada compiten con los intereses del GRUPO ONTIME por lo que la objetividad que ha de regir en la actuación se ve comprometida. En esta situación, podría resultar difícil para el empleado actuar plenamente en función de los mejores intereses del GRUPO ONTIME.

Se consideran personas vinculadas a los miembros de la organización a las siguientes personas:

1. Su cónyuge, ex cónyuge o persona con la que mantenga o haya mantenido análoga relación de afectividad;
2. Sus ascendientes, hermanos o descendientes;
3. Los ascendientes, hermanos o descendientes de su cónyuge, ex cónyuge o persona con la que mantenga o haya mantenido análoga relación de afectividad;
4. Los cónyuges, ex cónyuge o persona con la que mantengan o hayan mantenido análoga relación de afectividad sus ascendientes, hermanos o descendientes;
5. Los tíos, primos o sobrinos del miembro de la organización, así como sus cónyuges, ex cónyuges o personas con la que mantengan o hayan mantenido análoga relación de afectividad;
6. Las personas jurídicas u organizaciones sin personalidad jurídica controladas o gestionadas directa o indirectamente por un miembro de la organización o por las personas físicas previamente reseñadas en los números anteriores;
7. Y cualquier persona, física o jurídica, que actúe por cuenta del miembro de la organización, ya sea en su nombre y representación o por cuenta propia.

Los miembros de la organización:

1. Evitarán situaciones que pudieran ocasionar un conflicto entre (i) sus intereses personales y los de sus personas vinculadas y (ii) los del GRUPO ONTIME,
2. En aquellas situaciones o escenarios en que exista una apariencia de conflicto de intereses, se abstendrán de representar al GRUPO ONTIME, así como de intervenir o influir en su toma de decisiones,
3. En aquellos supuestos en los que ellos mismos o personas vinculadas a ellos tuvieran un interés personal directo o indirecto, no facilitarán, sin que conste previo consentimiento, información propia del GRUPO ONTIME.

En el supuesto de que los miembros de la organización puedan encontrarse en una situación en que se manifieste un posible conflicto de interés, deberán observar las siguientes pautas de actuación:

• Comunicación: Comunicarán a su superior, al órgano de compliance o al órgano de gobierno los posibles escenarios de conflicto de intereses a los que se enfrenten o en los que estén incursos.
• Abstención: Los miembros de la organización se abstendrán de;
  1. Intervenir, mediar y/o influir, de manera directa o indirecta, en la toma de decisiones del GRUPO ONTIME,
  2. Participar en las reuniones en que dichas decisiones se planteen, cuando sean relativas a aquellas oportunidades de negocio, contratos y, en general, cualquier situación en la que exista, posible o cierto, conflicto de intereses, así como de
  3. Acceder a información confidencial que se pueda ver afectada por este conflicto de intereses.

• Independencia: Los miembros de la organización actuarán y se comportarán en todo momento y circunstancia con total profesionalidad, con lealtad al GRUPO ONTIME y sus intereses, con independencia de sus propios intereses o los de las personas vinculadas.

Todos los miembros de la organización suscribirán la Cláusula de Ausencia de Conflicto de Interés que se recoge como Anexo II.

7. USO Y PROTECCIÓN DE ACTIVOS SOCIALES. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL.

El GRUPO ONTIME pondrá a disposición de los miembros de la organización los recursos suficientes para el desempeño de su actividad profesional. Los miembros de la organización se comprometen al uso correcto de dichos recursos, observando en su custodia la debida diligencia.

Los miembros de la organización no utilizarán los recursos que el GRUPO ONTIME pone a su disposición para usos de fin personal, extra-profesional o relacionados con actividades o usos que no sean acordes al interés de la empresa.

En este sentido, los miembros de la organización:

1. No podrán usar para beneficio personal, la marca, el logotipo o cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual del GRUPO ONTIME.
2. Deberán utilizar los sistemas del GRUPO ONTIME, tales como teléfono, acceso a internet, correo electrónico o cualquier otra aplicación para el desempeño de las funciones propias de su puesto de trabajo conforme a los estándares más altos de diligencia.
3. No podrán revelar, guardar, difundir, descargar o distribuir material que resulte amenazador, falso, difamatorio, obsceno o que pueda de cualquier manera constituir delito o afectar negativamente a la reputación y buena imagen del GRUPO ONTIME, sin perjuicio del ejercicio de la libertad sindical.

El GRUPO ONTIME manifiesta su respeto por los derechos que, en materia de propiedad intelectual y/o industrial estén vigentes y debidamente reconocidos, comprometiéndose a preservarlos, con independencia de quien sea su titular.

Los miembros de la organización en el desarrollo de sus funciones se deberán guiar por el principio de protección y respeto de la propiedad intelectual y de la propiedad industrial, evitando y absteniéndose de llevar a cabo actuaciones que puedan considerase una infracción de los derechos que se deriven de estas propiedades inmateriales.

8. SECRETOS EMPRESARIALES E INFORMACIÓN CONFIDENCIAL.

El GRUPO ONTIME practica y promueve entre los miembros de la organización, sus socios de negocio, colaboradores, proveedores y partes interesadas el respeto a los secretos empresariales, información privilegiada y al resto de la información sujeta o vinculada a estos, con independencia de que pertenezcan a terceras empresas, o pertenezcan a su sector de actividad o no. Los miembros de la organización, socios de negocio, colaboradores, proveedores habrán de cumplir con las disposiciones que les sean de aplicación de la Política de Confidencialidad y Secretos Empresariales del GRUPO ONTIME

9. RELACIONES CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Y LAS ORGANIZACIONES POLÍTICAS.

Los beneficios impropios pueden incluir cualquier cosa de valor para el receptor, incluidos contratos de trabajo o consultoría para partes relacionadas muy cercanas.

La relación que el GRUPO ONTIME mantiene con las administraciones públicas se fundamenta en la observancia del deber de colaboración y el respeto a sus resoluciones, sin perjuicio de su derecho a recurrirlas e impugnarlas.

El GRUPO ONTIMEse abstiene de participar en la gestión, desarrollo y toma de decisiones en política, sin que lleve a cabo actuación alguna que pueda suponer una presión, directa o indirecta, sobre cualquier clase de organización política orientada a obtener una decisión política y/o económica (Lobbysmo)

Además, el GRUPO ONTIME ha decidido prohibir la realización de aportes por parte del mismo a los partidos políticos o candidatos. Por lo tanto, el GRUPO ONTIME no efectúa aportes a partidos políticos ni candidatos.

10. RELACIONES CON SOCIOS COMERCIALES, PROVEEDORES Y COLABORADORES.

Los miembros de la organización en sus relaciones con socios comerciales, proveedores y colaboradores habrán de seguir lo recogido en este Código Ético y de Conducta y habrán de guiar sus relaciones por los siguientes principios:

1. Relaciones dignas, íntegras y éticas.
2. Relaciones basadas en criterios de imparcialidad y objetividad.
3. Relaciones maximizando la calidad y la excelencia.
4. Relaciones basadas en la confianza y en el respeto mutuo.

Las relaciones entre el GRUPO ONTIME y sus socios comerciales se regirán por lo dispuesto en el respectivo contrato que suscriban las partes. En estos contratos se recogerán de forma expresa la regulación de las relaciones entre las partes y los derechos y obligaciones de las mismas.

La observancia de este Código Ético y de Conducta se extiende a los socios de negocio, a los colaboradores, a los proveedores de bienes y servicios y al resto de partes interesadas del GRUPO ONTIMEen la medida en que colaboren en el desarrollo de su actividad o interactúen o desarrollen encargos, trabajos y/o servicios por o para el mismo.

Para ello, los socios de negocio, los colaboradores, los proveedores y demás partes interesadas del GRUPO ONTIME deberán adherirse y aceptar las disposiciones de este Código Ético y de Conducta bien mediante la aceptación de una cláusula o anexo específico a los contratos que suscriban con él, bien a través de un documento específico de adhesión en los términos contenidos en el modelo Anexo III.

El incumplimiento de los compromisos asumidos por los socios de negocio, colaboradores, los proveedores y resto de partes interesadas con su adhesión al Código Ético y de Conducta del GRUPO ONTIME y la desatención del deber de conocimiento y formación en su contenido será causa bastante para que el GRUPO ONTIME ponga fin a la relación contractual/comercial que mantenga con ellos.

11. DEFENSA DE LA COMPETENCIA Y DE LA LEGALIDAD COMERCIAL.

El GRUPO ONTIME está firmemente comprometido con un mercado basado en la libre competencia por lo que no tolera ninguna práctica que pueda ser contraria al buen funcionamiento del mercado. El GRUPO ONTIME está preparado para competir exitosamente en el mundo comercial actual, haciéndolo siempre respetando y cumpliendo todas las leyes aplicables en materia de defensa de la competencia, antimonopólicas y de lealtad comercial. Todos los miembros de la organización están obligados a conocer y respetar las siguientes pautas de conducta:

1. La política comercial y los precios se establecerán de forma independiente. Queda absolutamente prohibido acordar, formal o informalmente, con los competidores u otras partes no relacionadas, ya sea en forma directa o indirecta la política comercial o los precios. Los clientes, territorios o mercados de producto nunca serán distribuidos entre el GRUPO ONTIME y sus competidores, sino que siempre serán el resultado de la competencia justa. Los clientes y proveedores serán tratados en forma justa.
2. De forma proporcional a su papel y posición en la empresa, todos los empleados, pero particularmente aquellos que se dedican a las actividades de comercialización, ventas y compras, o aquellos que están en contacto frecuente con los competidores, deben garantizar que están familiarizados con las leyes aplicables en materia de competencia. La empresa ha de garantizar la información y formación necesaria para adquirir el nivel adecuado de conocimiento exigido. En caso de duda, se deberá contactar a través de los canales internos establecidos: RLT (Representación Legal de los Trabajadores), RR.HH. (Recursos Humanos), bien su superior inmediato o con el responsable del área Legal a fin de recibir asesoramiento y capacitación sobre dichas leyes.

12. CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS, CONTABLES Y FISCALES.

El cumplimento de las disposiciones de la Ley aplicable y de su reglamento de desarrollo marcará el cumplimento y la gestión de las obligaciones contables y tributarias. La norma será interpretada en los mismos términos que la Jurisprudencia y la doctrina de los órganos administrativos.

El GRUPO ONTIMEen su más alto compromiso con una información contable y económica transparente, auditará las cuentas de todas las sociedades del GRUPO ONTIME por un tercero experto independiente con el fin de que dé el visto bueno al contenido de las cuentas anuales y que se cumple con el principio de imagen fiel.

En materia tributaria y con el objetivo de cumplir con sus obligaciones tributarias se estará a lo recogido en la Política de Buenas Prácticas Tributarias con el objetivo de establecer medidas materiales y humanas orientadas a prevenir y mitigar cualquier clase de riesgo fiscal o tributario y evitar aquellas prácticas y conductas que sean susceptibles de generarlos. En cualquier caso, se contará con un sistema de doble comprobación por parte de dos áreas del GRUPO ONTIME para dar el visto bueno a la presentación de las liquidaciones de impuestos que se desarrollará en dicha Política.

13. TOLERANCIA CERO FRENTE A LA DISCRIMINACIÓN.

El  GRUPO ONTIME promueve y defiende un espacio de trabajo seguro, multicultural, de igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres, integrador, donde se defiende el respeto a la persona sin importar su orientación sexual, origen, idioma, creencias religiosas, identidad, etnia, creencias políticas, posición económica, nacimiento, afiliación sindical, edad, discapacidad o cualquier otra condición o circunstancia personal/social. Las relaciones laborales se sustentarán siempre bajo el principio de igualdad de oportunidades, diversidad, respeto a las personas y prohibición de discriminación por los motivos expuestos en el siguiente párrafo.

El GRUPO ONTIME está comprometido con la tolerancia cero frente a la discriminación y es por lo que prohíbe terminantemente la discriminación por motivos su orientación sexual, origen, idioma, creencias religiosas, identidad, etnia, creencias políticas, posición económica, nacimiento, afiliación sindical, edad, discapacidad o cualquier otra condición o circunstancia personal/social.

El GRUPO ONTIME reprueba aquellos comportamientos, conductas o actitudes que puedan suponer un acoso laboral, moral o sexual o que puedan considerarse contrarios al honor, la intimidad y la dignidad de la persona, provengan de quien provengan. Estos comportamientos serán objeto sanción en el orden laboral, sin perjuicio de la adopción de las medidas que legalmente procedan.

14. RESPETO Y PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE.

El GRUPO ONTIME manifiesta su compromiso con el desarrollo sostenible y con el estricto cumplimiento de la legislación y normativa de aplicación en materia medioambiental donde desarrolla su actividad.

A tal fin, el GRUPO ONTIME asume el principio DNSH (abreviatura de Do No Significant Harm) y los objetivos medioambientales recogidos en el artículo 17 del (UE) 2020/852 del Parlamento Europeo y del Consejo de 18 de junio de 2020 relativo al establecimiento de un marco para facilitar las inversiones sostenibles y por el que se modifica el Reglamento (UE) 2019/2088.

Objetivos medioambientales claramente definidos y que consisten en:

1. La mitigación del cambio climático; evitando la emisión de gases de efecto invernadero. A estos efectos, el GRUPO ONTIME es una de las empresas más comprometidas en la reducción de CO2 y cuenta con la primera estrella Lean&Geen por reducir un 20% sus emisiones en los últimos 5 años.
2. La adaptación al cambio climático; asumiendo su responsabilidad de no causar mayor impacto adverso sobre el clima actual y futuro, sobre la propia actividad y sobre las personas y la naturaleza. En este sentido, el GRUPO ONTIME cuenta con vehículos, entre toda su flota, 100% eléctricos buscando reducir las emisiones de CO2 principales causantes del cambio climático.
3. El uso sostenible y la protección de los recursos hídricos y marinos; evitando perjudicar al buen estado o al buen potencial ecológico de las masas de agua, incluidas las aguas superficiales y subterráneas, y al buen estado ambiental de las aguas marinas. El GRUPO ONTIME está comprometido con el uso sostenible de los recursos hídricos en sus centros de trabajo.
4. La transición a la economía circular; potenciando el reciclaje de residuos y evitando en todo momento la generación, incineración y eliminación de residuos, especialmente si en el largo plazo estas actividades pueden causar daños medioambientales. El GRUPO ONTIME ha apostado por la impresión sostenible para evitar generar residuos (plásticos de los cartuchos de tinta o tóner que se desechan, consumo eléctrico elevado) y otras sustancias nocivas como los llamados residuales que se generan como consecuencia de la actividad de impresión tradicional.
5. La prevención y control de la contaminación; disminuyendo significativamente las emisiones de contaminantes al aire, al agua o al suelo. El GRUPO ONTIME en su red de distribución capilar cuenta con una flota cien por cien sostenible formada por más de 50 tráiler con tecnología GNV que refuerzan sus vehículos ZERO y ECO ya existentes, posibilitando el acceso a las zonas restringidas del casco urbano de las grandes urbes, neutralizando de esta forma su huella de carbono y minimizando su impacto ambiental en la sociedad.
6. La protección y recuperación de la biodiversidad y los ecosistemas; velando por el buen estado y la resiliencia de los ecosistemas y por la conservación de hábitats y especies.

El GRUPO ONTIME está firmemente comprometido con la prevención de cualquier clase de contaminación, hídrica, del suelo, acústica, lumínica, visual y/o térmica, implementando en sus instalaciones aquellos medios técnicos que sean necesarios al objeto de prevenirla y evitarla.

Igualmente, el GRUPO ONTIME  entiende que por la naturaleza de ciertas actividades que realiza ha de tener el mayor de los cuidados posibles con el almacenamiento y transporte de sustancias que pueden ser peligrosas para el medio ambiente y para el ser humano. El GRUPO ONTIME  cuenta con almacenes homologados para almacenaje de Productos Químicos, registrados con el número APQ 3070. Las instalaciones destinadas a almacenamiento de productos peligrosos del GRUPO ONTIME  cuentan con todos los medios técnicos necesarios y con personal de alta capacitación y amplia experiencia en el sector. El servicio de transporte de mercancías peligrosas del GRUPO ONTIME  se encuentra ceñido al más estricto cumplimiento del Acuerdo Internacional del Transporte de Mercancías Peligrosas (ADR).

15. RESPETO Y PROTECCIÓN DE LOS ANIMALES.

El GRUPO ONTIME  está sensibilizado con la protección de los animales en general y, especialmente, de los animales que viven en el entorno humano, puesto que se tratan de seres

dotados de sensibilidad cuyos derechos han de ser protegidos, tal y como recogen el artículo 13 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea y el Código Civil español.

Queda absolutamente prohibido que los miembros de la organización cuenten con animales en el ámbito laboral. Adicionalmente y, en el caso de que algún animal vertebrado se introdujera en un centro de trabajo del GRUPO ONTIME , en alguno de los vehículos del GRUPO ONTIME  o en caso de que algún miembro de la organización pudiera estar en contacto con algún animal vertebrado de forma sobrevenida en el desempeño de cualquier función o trabajo, está terminantemente prohibido lesionar, maltratar o causar la muerte a dicho animal.

16. IMAGEN Y REPUTACIÓN.

El GRUPO ONTIME  considera que sus marcas son el mejor seguro ante la adversidad, comprometiéndose a no poner en riesgo su valor.

La imagen y la reputación corporativa del GRUPO ONTIME  son unos de sus activos más valiosos, siendo el medio hábil y adecuado para salvaguardar la confianza de sus clientes y mercados en los que opera. Es tarea de todos los miembros de la organización el cuidado de esta imagen y reputación y, en este sentido, queda absolutamente prohibido la consumición de alcohol y de drogas tóxicas en horario laboral y/o mientras se esté desempeñando alguna actividad laboral para el GRUPO ONTIME . Especial cuidado han de tener los conductores de los distintos vehículos del GRUPO ONTIME  que, en ningún caso podrán superar las tasas de alcoholemia establecidas legalmente para la conducción ni podrán dar positivo en test de drogas.

Los miembros de la organización cuidarán la imagen y la reputación del GRUPO ONTIME , y actuarán frente a los clientes con respeto, educación y guardando las correctas formas que han de regir un comportamiento laboral. Queda prohibido a todos los miembros de la organización abrir o acceder a la mercancía, a la documentación y archivos contenidos en paquetes, mensajes, palés y cargas de los clientes.

17. USO ADECUADO DE LAS REDES SOCIALES Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

Los miembros de la organización del GRUPO ONTIME  deberán abstenerse de utilizar las redes sociales y medios de comunicación social para difundir información, manifestar, expresar o mostrar imágenes que puedan afectar al prestigio y reputación del GRUPO ONTIME , o que puedan menoscabar o atentar contra el honor de sus profesionales, socios comerciales, proveedores, colaboradores o de terceros en general.

Si, durante el ejercicio de su trabajo, a los miembros de la organización les ocurriera un hecho que sea relevante para los medios de comunicación, o si los medios contactaran directamente con dicha persona, o entidad, antes de atenderles, hay que tener en cuenta que la relación con los medios de comunicación corresponde al Director de Comunicación y Marketing. El objetivo de esta coordinación será la de proporcionar una información completa e íntegra.

18. PREVENCIÓN DEL BLANQUEO DE CAPITALES Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.

El GRUPO ONTIME  se compromete a evitar cualquier colaboración con personas y/o entidades que pueda tener como fin el blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo.

Los miembros de la organización se abstendrán de proponer, promover o facilitar que el GRUPO ONTIME  intervenga en operaciones mercantiles, comerciales o de cualquier otra naturaleza cuando conozcan o tengan fundadas sospechas de que su finalidad sea introducir en el sistema económico fondos procedentes de actividades delictivas ocultando su origen.

El GRUPO ONTIME  se abstendrá de poseer, utilizar o transmitir bienes que tengan su origen en actividades delictivas.

El GRUPO ONTIME  no participará en actividades cuyo fin sea recoger, distribuir o suministrar fondos para financiar actos y/u organizaciones terroristas.

19. EL ÓRGANO DE COMPLIANCE DEL GRUPO ONTIME.

El órgano de compliance del GRUPO ONTIME  es el órgano interno y permanente de la sociedad, al que se ha concedido y dispone de facultades autónomas de iniciativa y control sobre el Código Ético y de Conducta y que tiene encomendado la función de supervisar su funcionamiento y observancia y la revisión de los controles internos establecidos para garantizar su eficacia.

El órgano de compliance, dispone y dispondrá de libre acceso a la información, a la documentación -incluidas las actas del órgano de gobierno -, al domicilio social, a las oficinas y sedes sociales del GRUPO ONTIME , así como trato directo, en régimen de paridad, con su órgano de gobierno y su alta dirección.

Todos los miembros de la organización tienen el deber de prestar al órgano de compliance toda la colaboración que este les pueda requerir a fin de que pueda llevar a cabo, de manera eficaz y eficiente, las funciones que tiene encomendadas.

20. EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.

El Sistema Interno de Información es el medio que el GRUPO ONTIME  pone a disposición de los informantes para que dentro de un contexto laboral o profesional del GRUPO ONTIME , siendo testigos o conocedores de (i) infracciones de la Ley vigente y de aplicación; sobre el Derecho de la Unión Europea, el Código Penal y las infracciones administrativas graves o muy graves, (ii) infracciones del Código Ético y de Conducta del GRUPO ONTIME , (iii) y cualquier incumplimiento relacionado con el modelo de prevención penal del GRUPO ONTIME , puedan cooperar e informar sobre los mismos. Estas acciones habrán de estar relacionadas con hechos o actividades llevados a cabo por las personas físicas integrantes de órganos de gobierno, alta dirección, colaboradores, proveedores, partes interesadas y socios comerciales del GRUPO ONTIME .

El Sistema Interno de Información permite presentar al informante las comunicaciones de forma verbal, ya sea a través de vía telefónica, mensaje de voz o a través de reuniones presenciales o por escrito ya sea a través de correo postal o a través del Canal Global de Comunicación https://ontime.es/canal-global-de-comunicacion/. Se permite la presentación de comunicaciones de forma anónima, si bien se recomienda la identificación del informante a través de su nombre y apellidos.

Las comunicaciones serán tratadas por el Responsable del Sistema Interno de Información que se encargará de gestionar, tramitar y dar respuesta a las comunicaciones que los informantes lleven a cabo a través del Sistema Interno de Información.

Los datos personales que el GRUPO ONTIME  obtenga de las comunicaciones que se dirijan a su Sistema Interno de Información únicamente serán objeto de tratamiento con el fin, si procede, de gestionar el mismo y, en su caso, investigar aquellos hechos que, indiciariamente, sean contrarios a los hechos expuestos en el primer párrafo de este apartado 19.

Los datos personales que se pongan en conocimiento del GRUPO ONTIME  a través de su Sistema Interno de Información sólo serán comunicados en aquellos supuestos en que (i) sea exigido por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, (ii) sea preciso efectuar una denuncia ante las Fuerzas o Cuerpos de Seguridad, la Administración de Justicia y/o la Administración en general, así como (iii) en los casos en que exista consentimiento inequívoco y expreso de los interesados.

El GRUPO ONTIME  conservará en sus bases de datos las comunicaciones que reciba, así como los datos personales y demás información que se le faciliten en las mismas, por un plazo máximo de tres (3) meses, a contar desde la introducción de los datos comunicados en su sistema de comunicaciones, de conformidad con el artículo 24 de la vigente Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Modelo de Prevención Penal, en cuyo caso, se procederá al bloqueo previsto en el artículo 32 de la LOPDGDD. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar en las bases de datos del GRUPO ONTIME  de forma anonimizada.

Se garantiza en todo momento la no adopción de represalias contra los informantes de buena fe. Queda prohibida expresamente la adopción de cualquier medida que tenga como objetivo o finalidad castigar, represaliar o vengar el hecho de haber informado, con independencia de quién sea el inductor, autor o partícipe. Esta protección contra las represalias se extiende a las personas físicas que asistan en el proceso al informante, a las relacionadas con el informante como familiares o compañeros de trabajo y personas jurídicas, para las que el informante trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.

Adicionalmente, el resto de aspectos relacionados con el Sistema Interno de Información se encuentran recogidos en la Política del Sistema Interno de Información del GRUPO ONTIME

21. RÉGIMEN DISCIPLINARIO.

El GRUPO ONTIME  desarrollará y establecerá cuantas medidas sean necesarias y precisas para la eficaz observancia y cumplimiento del Código Ético y de Conducta.

Cuando el Responsable del Sistema Interno de Información, disponga de indicios que apunten a que un miembro de la organización ha incumplido, activa o pasivamente, la Ley de aplicación o las disposiciones del Código Ético y de Conducta trasladará el expediente abierto y al que acompañará de una propuesta motivada, al departamento o área responsable del equipo humano, en la persona de su responsable, con el fin de que se proceda a incoar expediente sancionador en el Orden Laboral, sin perjuicio de proponer al órgano de gobierno la adopción de las medidas que proceda tomar en el orden penal y/o civil.

El departamento o área responsable del equipo humano, una vez reciba el expediente junto con la propuesta motivada, procederá a su tramitación con el fin de determinar si procede o no la imposición de sanciones laborales, sujetándose en todo momento a los dispuesto, en cuanto a formas y plazos, en la norma de aplicación en el orden laboral, con las especificaciones contenidas en el Convenio Colectivo de aplicación en el GRUPO ONTIME .

En el supuesto de que proceda imponer a un miembro de la organización una sanción laboral esta se sujetará a lo dispuesto en el régimen de faltas y sanciones previsto en el Convenio Colectivo de aplicación.

En cualquier caso, corresponde al área o departamento responsable del equipo humano, valorar la naturaleza y gravedad de los hechos que motiven el expediente, así como las circunstancias que concurran en los mismos, con el objeto de determinar si constituyen faltas en el orden laboral, así como la graduación de las mismas -leves, graves y muy graves- al objeto de imponer la sanción que proceda.

La mayor o menor gravedad de la sanción laboral que pudiera imponerse no impide o mediatiza en modo alguno al GRUPO ONTIME  en la adopción del acuerdo de promover o iniciar las acciones judiciales a las que haya lugar en derecho como consecuencia o con base en los hechos constitutivos de infracción sancionable.

22. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN.

Este Código Ético y de Conducta ha sido aprobado por el Órgano de Gobierno del GRUPO ONTIME en fecha 23 de mayo de 2023 y contando con plena vigencia y eficacia desde esa fecha.

El texto íntegro del Código Ético y de Conducta se comunicará y difundirá a todos los miembros de la organización quienes serán cumplidamente informados de su aprobación, su contenido, su debida observancia y de que forma parte de la relación laboral o mercantil, en su caso, que les vincule con el GRUPO ONTIME

De igual forma, el Código Ético y de Conducta se comunicará y difundirá entre los socios de negocio, colaboradores, proveedores y partes interesadas del GRUPO ONTIME  al objeto de que procedan a adherirse al mismo en los términos que ya definidos.

El Código Ético y de Conducta será objeto de revisión y actualización, total o parcial, con carácter periódico y al menos una vez cada año desde su aprobación, en atención a:

1. El informe anual que emita el órgano de compliance,
2. Los cambios legislativos que le sean de aplicación o tengan una incidencia directa en el mismo y en el GRUPO ONTIME , y/o las sugerencias y propuestas que puedan realizar al órgano de compliance los miembros de la organización, así como los diferentes departamentos y unidades del GRUPO ONTIME.

Cualquier revisión o actualización que suponga una alteración o modificación del contenido del Código Ético y de Conducta, aun cuando venga exigida por la legislación que resulte de aplicación, requerirá para su plena eficacia que sea precedida de informe justificativo del Órgano de Compliance y de su aprobación por el Órgano de Gobierno.